Um endurskoðun 7. útgáfu leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja

Samráð og helstu breytingar

Við undirbúning sjöundu útgáfu leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja lögðu útgefendur áherslu á að endurskoðunin byggði á reynslu þeirra fyrirtækja og hagaðila sem nota leiðbeiningarnar í framkvæmd.

Á fyrri stigum vinnunnar var leitað sjónarmiða aðildarfyrirtækja Viðskiptaráðs Íslands og Samtaka atvinnulífsins auk skráðra félaga í Nasdaq Iceland um reynslu þeirra af leiðbeiningunum og þörf á breytingum. Meginniðurstaða þess samráðs var að leiðbeiningarnar hefðu almennt reynst vel og ekki væri tilefni til umfangsmikilla breytinga á efni þeirra. Fremur væri ástæða til að einfalda framsetningu, skýra einstök atriði og gæta þess að leiðbeiningarnar þróuðust ekki í átt að sífellt ítarlegra regluverki.

Á þeim grundvelli vann starfshópur útgefenda drög að sjöundu útgáfu. Áður en gengið var frá endanlegri útgáfu voru drögin send helstu hagaðilum til umsagnar. Fjölmargar ábendingar bárust og leiddu þær bæði til breytinga á einstökum ákvæðum og skýrari framsetningar þeirra.

Hér á eftir er gerð grein fyrir helstu sjónarmiðum sem lágu til grundvallar endurskoðuninni, þeim álitaefnum sem komu fram í samráðsferlinu og hvernig tekið var á þeim við lokafrágang leiðbeininganna.

Góðir stjórnarhættir krefjast dómgreindar

Góðir stjórnarhættir felast ekki í vélrænni fylgni við einstök tilmæli. Leiðbeiningunum er ætlað að styðja stjórnir við að móta stjórnarhætti sem hæfa viðkomandi félagi, starfsemi þess, stærð og aðstæðum. Dómgreind stjórnar og málefnalegt mat á eigin stjórnarháttum er því mikilvægur hluti góðra stjórnarhátta.

Þetta er jafnframt kjarninn í „fylgið eða skýrið“ nálguninni. Frávik frá leiðbeiningunum eru ekki í sjálfu sér til marks um lakari stjórnarhætti. Vel ígrundað frávik, sem byggir á mati stjórnar á því hvað henti félaginu best og er skýrt með fullnægjandi hætti, getur þvert á móti verið til marks um vandaða stjórnarhætti. Slík nálgun krefst þess að stjórnin taki sjálfstæða afstöðu til stjórnarhátta félagsins í stað þess að líta á leiðbeiningarnar sem gátlista sem þurfi að uppfylla.

Í framkvæmd kann þó að gæta ákveðinnar tregðu til að víkja frá leiðbeiningunum. Einfaldara getur virst að fylgja tilmælum en að þurfa að gera sérstaklega grein fyrir fráviki. Mikilvægt er að vinna gegn þeirri hugsun. „Fylgið eða skýrið“ byggir einmitt á því að mismunandi útfærslur geti samræmst góðum stjórnarháttum, svo lengi sem þær byggja á málefnalegu mati og gagnsæi gagnvart hluthöfum og öðrum hagaðilum.

„Ætti“ í stað „skal“

Ein veigamesta breyting sjöundu útgáfunnar er að tilmæli leiðbeininganna eru almennt orðuð með „ætti“ í stað „skal“. Markmiðið er að draga skýrar fram eðli leiðbeininganna sem leiðbeinandi viðmiða og greina þær frá bindandi ákvæðum laga og reglna. Breytingin er í samræmi við orðalag leiðbeininga um stjórnarhætti á hinum Norðurlöndunum.

Í samráðsferlinu komu fram áhyggjur af því að breytingin gæti veikt grundvöll „fylgið eða skýrið“ nálgunarinnar. Bent var á að ef tilmæli segðu aðeins hvað fyrirtæki „ætti“ að gera mætti spyrja hvort fyrirtæki þyrfti yfirhöfuð að skýra hvers vegna þeim væri ekki fylgt.

Útgefendur telja mikilvægt að greina þar á milli eðli tilmælanna annars vegar og skyldunnar til að gera grein fyrir fylgni við þau hins vegar. Þótt leiðbeiningarnar séu settar fram sem tilmæli breytir það ekki því að fyrirtæki sem lýsir því yfir að það fylgi leiðbeiningunum þarf annað hvort að fylgja einstökum tilmælum þeirra eða gera skilmerkilega grein fyrir frávikum.

Ákveðið var því að halda breytingunni úr „skal“ í „ætti“, en jafnframt að skýra betur „fylgið eða skýrið“ nálgunina í inngangi leiðbeininganna. Með því er leitast við að draga skýrar fram þann sveigjanleika sem felst í leiðbeiningunum án þess að draga úr gagnsæi eða ábyrgð fyrirtækja. Þó er vakin athygli á því að í einhverjum tilvikum er til staðar lagaskylda að fylgja tilmælum þrátt fyrir orðalagið „ætti“. Félög sem falla undir þau tilteknu lög þurfa eðli málsins samkvæmt að fylgja þeim hluta leiðbeininganna.

Einföldun fremur en fleiri tilmæli

Við endurskoðun sjöundu útgáfunnar var ekki talin þörf á grundvallarbreytingum á leiðbeiningunum. Áherslan var fremur lögð á að einfalda þær, skýra framsetningu og draga úr óþarflega ítarlegum tilmælum.

Í samráðsferlinu bárust ýmsar tillögur um ný eða ítarlegri tilmæli um einstaka þætti stjórnarhátta. Við mat á þeim var meðal annars horft til þess hvort nauðsynlegt væri að mæla fyrir um tiltekna útfærslu eða hvort réttara væri að láta stjórnum eftir að meta hvað hentaði félaginu og, eftir atvikum, skýra þá ákvörðun.

Leiðbeiningar um stjórnarhætti geta enda aldrei verið tæmandi lýsing á góðum stjórnarháttum heldur fela þær í sér meginviðmið og eru til þess fallnar að styðja við vandaða ákvarðanatöku stjórna. Þeir ráðast ekki eingöngu af formlegri fylgni við einstök tilmæli heldur einnig af menningu, vinnubrögðum og því hvernig stjórn rækir hlutverk sitt í framkvæmd. Stjórnir hafa ýmis verkfæri til að leggja mat á eigin starfshætti, svo sem reglulegt árangursmat stjórnar, innra eftirlit og starf undirnefnda. Leiðbeiningarnar eiga að styðja við þá vinnu en ekki koma í stað sjálfstæðs mats stjórnar.

Einfaldari og skýrari framsetning

Texti leiðbeininganna hefur verið yfirfarinn með það að markmiði að gera hann einfaldari og aðgengilegri. Neðanmálsgreinum hefur verið fækkað, skilgreiningar færðar saman á einn stað og hugtakanotkun samræmd.

Í samráðsferlinu var meðal annars lagt til að lögbundin atriði yrðu annaðhvort tekin út úr leiðbeiningunum eða auðkennd sérstaklega. Ekki var talið rétt að ganga þá leið. Leiðbeiningunum er ætlað að gefa heildstæða mynd af góðum stjórnarháttum og getur því verið nauðsynlegt að vísa til atriða sem jafnframt leiða af lögum. Sérstök auðkenning allra slíkra ákvæða gæti auk þess gert framsetningu flóknari og kallað á tíðar breytingar samhliða breytingum á löggjöf.

Tilnefningarnefndir

Nokkur umræða varð í samráðsferlinu um stöðu og samsetningu tilnefningarnefnda, einkum um setu stjórnarmanna í slíkum nefndum og formennsku þeirra. Annars vegar komu fram sjónarmið um að þátttaka sitjandi stjórnarmanna, og sérstaklega formennska þeirra, gæti við ákveðnar aðstæður skapað hættu á hagsmunaárekstrum eða dregið úr sjálfstæði nefndarinnar. Hins vegar var bent á að þekking stjórnarmanna á starfsemi, þörfum og samsetningu stjórnar geti verið verðmætt innlegg í störf hennar.

Í sjöundu útgáfu er ekki lengur að finna sérstök tilmæli um að stjórnarmaður skuli ekki gegna formennsku í tilnefningarnefnd. Í þeirri breytingu felast þó ekki tilmæli um að æskilegt sé að stjórnarmaður gegni formennsku í nefndinni. Í skýringartexta er þvert á móti vakin athygli á því að við tilteknar aðstæður kunni að vera óheppilegt að stjórnarmaður gegni formennsku í tilnefningarnefnd.

Breytingin endurspeglar þá meginhugsun leiðbeininganna að ekki sé rétt að mæla fyrir um eina tiltekna útfærslu þegar fleiri en ein leið getur samræmst góðum stjórnarháttum. Hvert félag þarf því að meta sjálfstætt hvaða fyrirkomulag henti því best, meðal annars með hliðsjón af eignarhaldi og stjórnskipulagi félagsins, þekkingu á starfsemi þess og hættu á hagsmunaárekstrum. Við það mat þarf meðal annars að taka afstöðu til þess hvort seta eða formennska stjórnarmanns í tilnefningarnefnd geti, við aðstæður viðkomandi félags, haft áhrif á sjálfstæði og trúverðugleika nefndarinnar.

Einnig bárust ábendingar um upplýsingagjöf til hluthafa vegna starfa tilnefningarnefnda. Áhersla hefur verið lögð á að hluthafar fái upplýsingar um tillögur nefndarinnar með nægum fyrirvara til að geta tekið upplýsta afstöðu og að viðeigandi upplýsingar um frambjóðendur til tilnefningarnefndar séu aðgengilegar þegar hluthafafundur kýs nefndina.

Stjórnarseta daglegra stjórnenda

Í samráðsferlinu kom fram tillaga um að miða við hlutfall stjórnarmanna í stað fasts fjölda þegar kemur að setu daglegra stjórnenda í stjórn. Bent var á að fast viðmið um fjölda geti haft mismunandi áhrif eftir stærð stjórnar og að hlutfallsviðmið taki betur mið af því markmiði ákvæðisins að daglegir stjórnendur séu ekki ráðandi afl innan stjórnar.

Komið var til móts við framangreind sjónarmið með því að skýra betur svigrúm fjölmennari stjórna. Meginviðmiðið er áfram að að hámarki einn stjórnarmaður sé daglegur stjórnandi félags eða dótturfélags þess. Í fjölmennari stjórnum kann þó að vera málefnalegt að víkja frá því viðmiði, að því gefnu að daglegir stjórnendur séu ekki fleiri en fimmtungur stjórnarmanna og að eftirlitshlutverk stjórnarinnar sé tryggt. Gera ætti grein fyrir slíku fráviki í stjórnarháttayfirlýsingu.

Með þessari útfærslu er tekið mið af mismunandi stærð stjórna án þess að horfið sé frá grundvallarmarkmiði ákvæðisins um að tryggja sjálfstætt eftirlitsog aðhaldshlutverk stjórnar gagnvart daglegum stjórnendum félagsins.

Fundargerðir stjórnar og hagsmunaárekstrar

Ábendingar bárust um að gera ítarlegri kröfur til fundargerða stjórnar, meðal annars um skráningu umræðna, ákvörðunartökuferlis og meðferð mála þegar stjórnarmaður víkur vegna hagsmunaárekstra.

Útgefendur telja mikilvægt að fundargerðir veiti fullnægjandi mynd af störfum stjórnar og að skýrt sé skráð þegar stjórnarmaður eða annar aðili víkur vegna hagsmunaárekstra. Ekki var hins vegar talið nauðsynlegt að ganga lengra í leiðbeiningunum en þegar er gert með ítarlegum fyrirmælum um hvaða upplýsingar skuli skrá í slíkum tilvikum, að öðru leyti en því að bætt hefur verið inn ákvæði um að geta skuli um í fundargerð hvort dagskrárliðir voru merktir til kynningar eða ákvörðunar. Umfang skráningar fundargerða þarf jafnframt að geta tekið mið af eðli og aðstæðum hvers máls.

Undirnefndir stjórnar

Nokkrar ábendingar bárust um umfjöllun leiðbeininganna um undirnefndir stjórnar. Tekið var undir að skýra mætti betur hlutverk þeirra og tengsl við störf stjórnar. Inngangur kaflans var því endurskoðaður með það að markmiði að draga skýrar fram að undirnefndir fjalla með ítarlegri hætti um afmörkuð viðfangsefni, undirbúa mál fyrir stjórn, sinna ráðgjafarhlutverki og styðja stjórn við eftirlit með starfsemi félagsins. Ekki var hins vegar fallist á að leiðbeiningarnar skyldu almennt gera ráð fyrir að undirnefndir væru eingöngu skipaðar stjórnarmönnum. Slíkt viðmið samræmist ekki í öllum tilvikum gildandi fyrirkomulagi eða þeim möguleika að utanaðkomandi sérfræðingar sitji í undirnefndum þar sem það á við.

Endurskoðunarnefnd og áreiðanleg upplýsingagjöf

Ábendingar um hlutverk endurskoðunarnefndar leiddu til breytinga á orðalagi leiðbeininganna. Í drögunum var gert ráð fyrir að endurskoðunarnefnd „staðreyndi“ tilteknar upplýsingar. Bent var á að slíkt orðalag gæti falið í sér ríkari skyldu en raunverulegt hlutverk nefndarinnar gefur tilefni til.

Orðalagið var því endurskoðað og aukin áhersla er lögð á mat endurskoðunarnefndar á því hvort upplýsingagjöf sé áreiðanleg og viðeigandi og gefi sem skýrasta mynd af rekstri, fjárhagsstöðu og horfum félagsins. Breytingin endurspeglar betur eftirlitsog matshlutverk nefndarinnar.

Sjálfbærni, fjölbreytni og siðferði

Talsverður hluti ábendinga laut að sjálfbærni, fjölbreytni, siðferði og upplýsingagjöf. Við endurskoðunina var leitast við að tryggja að leiðbeiningarnar endurspegli þróun á þessu sviði án þess að leggja á fyrirtæki nýjar og óþarflega ítarlegar kvaðir. Tekið var mið af ábendingum um að beina sjónum að þeim sjálfbærniþáttum sem skipta máli fyrir starfsemi viðkomandi félags. Þá var tekið undir að áhersla ætti ekki eingöngu að vera á að félag móti sér stefnu heldur einnig á að hún sé innleidd og henni fylgt eftir.

Jafnframt var tekið mið af sjónarmiðum um fjölbreytni. Við umfjöllun um siðferði var hins vegar ekki talið rétt að gera sérstaka kröfu um formlega „stefnu um siðferði“. Áhersla er því áfram lögð á að félög setji sér skýr siðferðisleg viðmið. Einnig var tekið til skoðunar hvernig sjálfbærniupplýsingar tengjast stjórnarháttayfirlýsingu félags. Markmiðið er að forðast óþarfa tvíverknað í upplýsingagjöf og gera félögum kleift, eftir því sem við á, að vísa með skýrum hætti til upplýsinga sem þegar hafa verið birtar annars staðar.

Vernd uppljóstrara

Í samráðsferlinu kom fram ábending um að bæta við sérstökum tilmælum um innri farveg fyrir uppljóstranir. Útgefendur taka undir að skilvirkur og öruggur farvegur til að koma upplýsingum um möguleg lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi á framfæri geti verið mikilvægur þáttur í góðum stjórnarháttum og stutt við innra eftirlit, áhættustýringu og heilbrigða fyrirtækjamenningu.

Um vernd uppljóstrara gilda jafnframt lög nr. 40/2020, sem meðal annars leggja skyldu á vinnustaði með 50 starfsmenn eða fleiri að jafnaði á ársgrundvelli að setja skriflegar reglur um verklag við uppljóstranir. Með hliðsjón af gildandi löggjöf og þeirri áherslu endurskoðunarinnar að forðast óþarfa tvítekningu á lögbundnum kröfum var ekki talið tilefni til að bæta sérstökum tilmælum þar að lútandi við sjöundu útgáfuna.

Lokaorð

Samráðið við undirbúning sjöundu útgáfu leiddi bæði til breytinga á einstökum ákvæðum og ítarlegrar umræðu um hvert hlutverk leiðbeininganna eigi að vera. Við lokafrágang þeirra var leitast við að finna jafnvægi milli skýrra viðmiða um góða stjórnarhætti og þess sveigjanleika sem „fylgið eða skýrið“ nálgunin byggir á. Ekki var því leitast við að fella allar ábendingar hagaðila inn í leiðbeiningarnar. Við mat á tillögum var meðal annars horft til þess hvort breyting væri til þess fallin að skýra leiðbeiningarnar, hvort hún samræmdist hlutverki þeirra sem leiðbeinandi viðmiða, hvort hún fæli í sér óþarfa aukningu á umfangi eða kvöðum og hvort réttara væri að fyrirtæki hefðu svigrúm til að haga málum með mismunandi hætti.

Sjöunda útgáfan endurspeglar þannig áfram þá grundvallarhugsun að góðir stjórnarhættir verði ekki tryggðir með ítarlegri reglum. Skýr ábyrgð, gagnsæi, vönduð ákvarðanataka og málefnalegar skýringar á því hvernig fyrirtæki haga stjórnarháttum sínum skipta þar mestu.